Recevoir les factures fournisseurs

Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent dans Ouvrage une fois SUPER PDP connecté — y compris les avoirs fournisseurs (documents type 381).

Prérequis

1. Plan Gratuit (3 factures/mois) ou plan Pro (e-facture incluse).
2. Identité légale complète (SIRET, adresse, e-mail).
3. Connexion SUPER PDP : Paramètres → Facturation → E-facture → Connecter SUPER PDP.

Ouvrir la boîte de réception

1. Allez dans Comptabilité → Dépenses, onglet E-factures fournisseurs.
2. Les nouveaux documents sont récupérés automatiquement à l’ouverture de l’onglet (en arrière-plan, sans bloquer la page). Le bouton Synchroniser force une récupération immédiate.
3. Chaque ligne affiche le fournisseur, le type (Facture ou Avoir), le montant et la date de réception. Un avoir est reconnu même si le fournisseur l’a transmis avec des montants négatifs.
4. Filtrez par statut : À traiter, Importées, Refusées.
5. Cliquez sur Voir pour ouvrir le document : lorsque SUPER PDP fournit un PDF, il s’affiche directement dans Ouvrage (vous n’avez pas à lire les métadonnées techniques).

Consulter un document

Sur la fiche d’une e-facture reçue :

• le PDF s’affiche en grand lorsqu’il est disponible ;
• sinon, un message vous indique de télécharger le fichier Factur-X (XML) ou de relancer une synchronisation — Ouvrage réessaie aussi de récupérer le fichier à la synchronisation suivante ;
• les montants et le fournisseur restent visibles sous le document pour vérification rapide.

Répondre au fournisseur

La réforme prévoit que l’acheteur informe son fournisseur, via la plateforme, de la suite donnée à chaque facture. Depuis la fiche d’un document À traiter :

• Approuver : vous confirmez la facture au fournisseur, sans créer de dépense tout de suite. Le statut envoyé est affiché sous le document.
• Refuser : choisissez un motif dans la liste (montant incorrect, doublon, prestation inconnue, mauvais destinataire…) et ajoutez si besoin un commentaire pour le fournisseur. Le refus lui est transmis via la plateforme ; il est définitif : le fournisseur devra émettre un avoir puis une nouvelle facture corrigée. Le document passe au statut Refusée et le motif reste consultable.

Créer une dépense ou Créer un avoir fournisseur vaut approbation : Ouvrage envoie automatiquement le statut « Approuvée » au fournisseur.

Créer une dépense (facture 380)

Pour une facture à traiter :

1. Ouvrez le document, puis cliquez sur Créer une dépense.
2. Ouvrage crée une dépense enregistrée préremplie (fournisseur, montants, et justificatif PDF si disponible).
3. Vous êtes redirigé vers l’édition de la dépense pour valider la catégorie, le projet ou le statut de paiement.

La facture reçue passe au statut Importée en dépense et reste liée à cette dépense.

Créer un avoir fournisseur (avoir 381)

Pour un avoir fournisseur reçu :

1. Ouvrez le document, puis cliquez sur Créer un avoir fournisseur.
2. Ouvrage enregistre l’avoir et tente de le lier à la dépense d’origine si le numéro de facture est indiqué dans le document.
3. Vous êtes redirigé vers la fiche avoir pour vérifier les montants.

Le document reçu passe au statut Importé en avoir et reste lié à cet avoir.

Assistant

Vous pouvez demander à l’assistant combien de factures ou d’avoirs fournisseurs sont en attente ; il vous oriente vers la boîte de réception.