Recevoir les factures fournisseurs

Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent dans Ouvrage une fois SUPER PDP connecté — y compris les avoirs fournisseurs (documents type 381).

Prérequis

1. Plan Gratuit (3 factures/mois) ou plan Pro (e-facture incluse).
2. Identité légale complète (SIRET, adresse, e-mail).
3. Connexion SUPER PDP : Paramètres → Facturation → E-facture → Connecter SUPER PDP.

Ouvrir la boîte de réception

1. Allez dans Comptabilité → Dépenses, onglet E-factures fournisseurs.
2. Les nouveaux documents sont récupérés automatiquement à l’ouverture de l’onglet (en arrière-plan, sans bloquer la page). Le bouton Synchroniser force une récupération immédiate.
3. Chaque ligne affiche le fournisseur, le type (Facture ou Avoir), le montant et la date de réception. Un avoir est reconnu même si le fournisseur l’a transmis avec des montants négatifs.
4. Filtrez par statut : À traiter, Importées, Refusées.
5. Cliquez sur Voir pour ouvrir le document : lorsque SUPER PDP fournit un PDF, il s’affiche directement dans Ouvrage (vous n’avez pas à lire les métadonnées techniques).

Consulter un document

Sur la fiche d’une e-facture reçue :

• le PDF s’affiche en grand lorsqu’il est disponible ;
• sinon, un message vous indique de télécharger le fichier Factur-X (XML) ou de relancer une synchronisation — Ouvrage réessaie aussi de récupérer le fichier à la synchronisation suivante ;
• les montants et le fournisseur restent visibles sous le document pour vérification rapide.

Répondre au fournisseur

La réforme prévoit que l’acheteur informe son fournisseur, via la plateforme, de la suite donnée à chaque facture. Les actions sont dans la barre en haut de la fiche, pour un document À traiter :

• Approuver et convertir en dépense (facture) ou Approuver et convertir en avoir (avoir fournisseur) : Ouvrage crée l’enregistrement comptable, envoie le statut « Approuvée » au fournisseur via SUPER PDP, puis vous redirige vers la fiche à compléter (catégorie, projet, paiement…). Un message de confirmation s’affiche ; le statut transmis apparaît aussi sous le document.
• Refuser : choisissez un motif (montant incorrect, doublon, prestation inconnue, mauvais destinataire…) et un commentaire facultatif. Le refus est transmis au fournisseur ; il est définitif. Le document passe en Refusée et le motif reste consultable. Un message de confirmation s’affiche.
• Télécharger : récupère le PDF ou le fichier Factur-X.

Si la plateforme est momentanément indisponible, un message d’erreur s’affiche et vous pouvez réessayer. Si l’import en dépense a réussi mais que l’approbation fournisseur a échoué, un bandeau orange apparaît sur la fiche avec le bouton Relancer l’approbation dans la barre du haut.

Après conversion (facture 380)

1. Ouvrez le document À traiter, puis Approuver et convertir en dépense.
2. Ouvrage crée une dépense enregistrée préremplie (fournisseur, montants, justificatif PDF si disponible).
3. Complétez la catégorie, le projet ou le statut de paiement sur la fiche dépense.

La facture reçue passe au statut Importée en dépense et reste liée à cette dépense.

Paiement et rapprochement bancaire

Une dépense issue d’une e-facture est créée au statut À payer (enregistrée). Deux cas fréquents :

Paiement comptant ou ticket de caisse (sans mouvement bancaire immédiat)

1. Ouvrez la fiche dépense créée depuis l’e-facture.
2. Passez le statut à Payée, renseignez la date de paiement et le moyen de paiement (espèces, carte…), puis enregistrez.

La dépense est payée dans Ouvrage, mais pas encore rapprochée à la banque.

Quand le débit apparaît sur le compte

1. Banque → Mouvements → ouvrez le débit correspondant → Rapprocher.
2. Ouvrage peut proposer la dépense avec l’action Rapprocher le paiement (dépense déjà payée, paiement sans lien bancaire).
3. Validez : le mouvement et la dépense sont liés, sans recréer la dépense.

Ce parcours évite un doublon entre la dépense e-facture et une nouvelle dépense créée depuis le rapprochement.

Dépense supprimée par erreur

Si vous avez supprimé la dépense liée à une e-facture :

1. Rouvrez la fiche e-facture dans Dépenses → E-factures fournisseurs.
2. Le document repasse en À traiter.
3. Cliquez à nouveau sur Approuver et convertir en dépense.

Vous retrouvez une dépense préremplie avec le justificatif d’origine. L’approbation fournisseur déjà transmise n’est pas renvoyée inutilement.

Après conversion (avoir 381)

1. Ouvrez l’avoir fournisseur À traiter, puis Approuver et convertir en avoir.
2. Ouvrage enregistre l’avoir et tente de le lier à la dépense d’origine si le numéro de facture est indiqué.
3. Vérifiez les montants sur la fiche avoir.

Le document reçu passe au statut Importé en avoir et reste lié à cet avoir.

Assistant

Vous pouvez demander à l’assistant combien de factures ou d’avoirs fournisseurs sont en attente ; il vous oriente vers la boîte de réception.