Modèles d’e-mail

Les modèles d’e-mail définissent le texte proposé lorsque vous envoyez un devis, une facture, une relance ou un avoir depuis Ouvrage.

Accéder aux modèles

Réglages → Facturation → Documents → Modèles d’e-mail

Cinq types de message sont disponibles :

• Envoi de facture
• Relance de facture
• Envoi de devis
• Rappel de devis
• Envoi d’avoir

Chaque type dispose d’un texte par défaut. Vous pouvez le personnaliser ; un badge Personnalisé indique les modèles que vous avez modifiés.

Modifier un modèle

1. Ouvrez le type souhaité.
2. Rédigez l’objet et le message (éditeur riche : gras, listes, liens…).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour revenir au texte d’origine, utilisez Réinitialiser aux textes par défaut.

Variables

Des boutons permettent d’insérer une variable à la position du curseur dans l’objet ou le message : placez d’abord le curseur au bon endroit, puis cliquez sur la variable souhaitée.

Les codes entre accolades sont remplacés automatiquement à l’envoi. Exemples :

• {reference} — numéro du document
• {montant_ttc} — montant TTC
• {client} — nom du client
• {organisme} — raison sociale de votre entreprise
• {expediteur} — nom de l’expéditeur
• {lien_portail} — lien de consultation du devis en ligne (devis uniquement)

La liste complète s’affiche sur chaque écran d’édition.

Signature e-mail

Documents → Signature e-mail

Vous pouvez définir une signature (texte riche, image possible) ajoutée à la fin du message dans la fenêtre d’envoi (devis, factures, relances, avoirs). Vous la voyez et pouvez la modifier avant l’envoi, comme dans un client mail.

Si aucune signature n’est définie, Ouvrage préremplit le nom et l’e-mail de la personne connectée, puis les coordonnées de votre entreprise (identité légale).

Sur la formule gratuite, une mention discrète « J’utilise ouvrage.art pour ma facturation » est incluse en fin de message dans la fenêtre d’envoi.

Les e-mails n’affichent plus la marque Ouvrage en en-tête : seul le contenu de votre message est visible.

Pièces jointes

Le PDF du document est joint automatiquement, ainsi que les annexes éventuellement liées au document. Dans la fenêtre d’envoi, vous pouvez ajouter d’autres pièces jointes pour cet envoi uniquement :

• depuis votre bibliothèque d’annexes (Réglages → Facturation → Documents → Annexes) ;
• ou en téléversant un fichier (PDF, images, documents bureautique).

Les pièces jointes s’affichent sur une seule ligne, avec la taille de chaque fichier.

À l’envoi depuis un document

Lorsque vous cliquez sur Envoyer par e-mail, la fenêtre propose un message prérempli à partir de votre modèle, avec la signature déjà intégrée dans l’éditeur. Vous pouvez le modifier avant l’envoi, indiquer plusieurs destinataires (virgules ou points-virgules entre les adresses : le premier reçoit le message, les suivants sont en copie), choisir qui recevra la réponse du client via le champ « De » (une info-bulle précise l’adresse technique d’expédition), ajouter des pièces jointes complémentaires et vous envoyer un e-mail de test sur votre adresse de connexion (un message de confirmation s’affiche à l’écran).

Sur la fiche du document (facture, devis, avoir, reçu), la section E-mails envoyés reprend l’historique des envois : date, destinataires, objet et pièces jointes (les envois de test sont signalés).

Les factures récurrentes avec envoi automatique utilisent le même contenu que la fenêtre d’envoi (modèle + signature), sans passer par cette fenêtre.