Factures récurrentes

Les factures récurrentes permettent de générer automatiquement des factures à intervalle régulier (mensuel, trimestriel ou annuel), sans ressaisir les lignes à chaque fois.

Modèle et factures générées

Un modèle récurrent regroupe :

• le contenu de la facture (client, lignes, notes, conditions) ;
• la planification (fréquence, jour du mois, date de début, éventuelle date de fin ou nombre maximum de factures).

Les factures générées sont de vraies factures, indépendantes : vous pouvez les modifier, les envoyer ou les comptabiliser comme d’habitude. Modifier le modèle n’affecte que les prochaines générations.

Créer un modèle

1. Ouvrez Factures, puis l’onglet Récurrentes.
2. Cliquez sur Nouveau modèle.
3. Renseignez la planification : choisissez la granularité (jours, mois, trimestre ou année), l’intervalle (« tous les 2 mois », etc.), la date de début, et éventuellement une date de fin ou un nombre max. de factures.
4. Complétez le client et les lignes comme pour une facture classique.
5. Enregistrez.

Vous pouvez aussi partir d’une facture existante : ouvrez la facture, puis Rendre récurrente. Les lignes et le client sont repris.

Génération automatique

Chaque matin (vers 6 h), Ouvrage crée au plus une facture par modèle dont la date d’émission est atteinte. Par défaut, les factures sont en brouillon : vous les relisez avant envoi.

Activez Envoi automatique par e-mail sur le modèle si le client a une adresse e-mail et que vous souhaitez l’envoi sans intervention. En cas d’échec d’envoi, la facture reste en brouillon et compte quand même dans le calendrier du modèle.

Échéances en retard

Si la prochaine émission est dépassée, le modèle est signalé En retard dans la liste et une alerte s’affiche sur sa fiche. La génération automatique ne rattrape qu’une échéance par passage (chaque matin) : vérifiez les factures manquées et utilisez Générer maintenant si vous souhaitez rattraper plus vite.

Générer maintenant

Sur la fiche d’un modèle actif, Générer maintenant crée une facture immédiatement. Un dialogue vous demande comment l’inscrire dans le calendrier :

• Remplacer la prochaine échéance : la facture est créée maintenant et la date de prochaine émission avance d’un cycle (comme si l’échéance prévue avait eu lieu).
• Facture supplémentaire : la facture est créée en plus du calendrier ; la prochaine émission prévue ne change pas.

Les deux modes comptent dans le nombre de factures générées du modèle.

Si une facture a déjà été générée aujourd’hui pour ce modèle, une confirmation vous est demandée avant de continuer.

Gérer un modèle

Sur la fiche du modèle vous pouvez :

• Générer maintenant (voir ci-dessus) ;
• Mettre en pause : suspendre les prochaines générations ;
• Réactiver : reprendre le calendrier ;
• Terminer : clôturer définitivement le modèle ;
• Modifier : changer lignes ou planification (hors modèles terminés).

Modifier uniquement l’intitulé ou le contenu de la facture ne décale pas la prochaine émission. En revanche, si vous changez la planification (fréquence, dates, limites), la prochaine émission est recalculée à partir d’aujourd’hui ou de la dernière génération.

Lorsque la date de fin ou le nombre max. est atteint, le modèle se termine automatiquement : aucune nouvelle facture ne sera générée.

Où les retrouver

• Factures → Récurrentes : liste de tous vos modèles.
• Factures → Toutes : uniquement les factures générées (les modèles n’y apparaissent pas).
• Tableau de bord comptabilité : alerte lorsqu’une génération est prévue dans les 7 prochains jours.