Enregistrer une dépense

Les dépenses regroupent vos achats professionnels : matériaux, sous-traitance, carburant, abonnements…

Liste et filtres

Sur la page Dépenses, la barre de recherche et les boutons de statut (Toutes, Brouillons, À payer, Payées) fonctionnent comme sur Factures et Devis. Le menu Période permet de filtrer par mois, trimestre ou plage de dates sur la date de la dépense ; le total TTC affiché correspond à la période choisie. Sur ordinateur, la liste est un tableau : cliquez sur un en-tête de colonne (référence, montants, dates, statut…) pour trier. Sur téléphone, chaque dépense apparaît sous forme de carte : touchez la carte pour ouvrir la fiche, ou les lignes Chantier / Compte pour les modifier. Faites défiler la liste pour afficher les dépenses suivantes ; un changement de filtre ou de recherche repart du début de la liste.

Si le module Chantier est activé pour votre organisation, la liste affiche une colonne Chantier : cliquez sur le chantier affiché (ou sur « Sélectionner ») pour le choisir ou le modifier sans ouvrir la fiche. Si la dépense est répartie sur plusieurs chantiers, le libellé « Plusieurs chantiers » s’affiche : la répartition se modifie uniquement sur la fiche de la dépense.

Si vous avez enregistré le journal des achats dans Paramètres → Comptabilité → Export FEC, la liste affiche une colonne Compte (compte de charge) et un filtre Sans compte de charge pour repérer les dépenses à compléter avant l’export. Les collaborateurs avec le rôle Comptable voient toujours cette colonne et ce filtre sur le dossier client, même si le journal des achats n’a pas encore été enregistré. Cliquez sur le compte affiché pour choisir une catégorie dans la liste, ou modifiez-la sur la fiche de la dépense.

Saisir une dépense

1. Dépenses → Saisir une dépense (sur mobile, vous pouvez aussi passer par Créer → Créer une dépense pour photographier un justificatif directement).
2. Désignation (libellé de la facture ou de l’achat), fournisseur, date facture et, si besoin, échéance de paiement.
3. Montant TTC ou HT selon votre habitude.
4. Catégorie comptable si vous utilisez l’export FEC.
5. Sur la formule Pro, joignez le justificatif (photo ou PDF). L’application compresse les photos pour limiter l’espace utilisé. Le scan automatique (préremplissage des champs) est également réservé à Pro.

Suggestions issues du justificatif

Lorsque vous joignez un justificatif à une dépense déjà enregistrée, l’analyse se fait en arrière-plan et ne modifie rien toute seule. À l’ouverture suivante de la dépense, un encart Suggestions issues du justificatif liste les valeurs lues (fournisseur, date, montant, taux de TVA) qui diffèrent de votre saisie :

• Appliquer reporte ces valeurs dans le formulaire — vérifiez-les, puis Enregistrer ;
• Ignorer masque l’encart sans rien changer.

Seules les valeurs différentes de la dépense sont proposées ; si tout correspond déjà, aucun encart n’apparaît.

Numérotation

Chaque dépense reçoit un numéro interne (préfixe réglable dans Numérotation).

Lien avec la banque

Un débit bancaire peut être transformé en dépense via le rapprochement : le montant et la date sont repris, vous complétez le fournisseur et la catégorie. Vous pouvez aussi lier une dépense déjà saisie : elle est alors marquée Payée, puisque le débit a bien eu lieu sur le compte.

TVA déductible

Si vous êtes assujetti à la TVA, la dépense alimente le suivi de TVA déductible pour votre comptable.

Import

Vous pouvez importer d’anciennes dépenses depuis un export CSV (voir Importer vos anciennes données).

Factures fournisseurs électroniques

Si vous utilisez l’e-facture, les factures reçues de vos fournisseurs sont listées dans l’onglet Factures fournisseurs de la page Dépenses. Vous pouvez les synchroniser et les transformer en dépense en un clic (voir Recevoir les factures fournisseurs).