Rapprocher des opérations

Le rapprochement associe un mouvement bancaire à une facture payée ou à une dépense. Votre suivi reflète alors la réalité du compte.

Filtrer les mouvements

En haut de la page Banque, vous pouvez :

• rechercher par libellé ;
• filtrer par date d’opération ou par montant ;
• afficher les mouvements à rapprocher ou déjà rapprochés ;
• réinitialiser tous les filtres.

Principe

• Un crédit (entrée d’argent) correspond souvent à un paiement client ou à un remboursement fournisseur (avoir).
• Un débit (sortie) correspond souvent à une dépense ou un achat.

Fenêtre Rapprocher

La fenêtre Rapprocher est organisée en onglets pour faciliter la lecture :

1. Suggestions — correspondances proposées par Ouvrage (montant, libellé, client ou fournisseur).
2. Recherche — recherche manuelle d’une facture ou d’une dépense par référence ou nom.
3. Plusieurs documents — sélection de plusieurs factures ou dépenses dont la somme égale le mouvement (remises de chèques).
4. Créer dépense — pour une sortie sans pièce existante (débits uniquement).

Rapprocher une entrée

1. Banque → Mouvements.
2. Sélectionnez l’opération.
3. Rapprocher puis choisissez la facture correspondante (onglet Suggestions ou Recherche).

Un paiement est créé sur la facture avec la bonne date et le bon montant.

Plusieurs factures pour un même encaissement (chèques)

Un dépôt ou une remise de chèques peut correspondre à plusieurs factures (souvent de clients ou chantiers différents) dont la somme égale le montant du mouvement. Ouvrage propose alors un groupe de factures dans les suggestions, uniquement pour ce type d’opération. Les virements et prélèvements ne sont pas concernés.

Lorsque le libellé bancaire indique le nombre de chèques (ex. « DE 3 CHEQUE(S) »), Ouvrage privilégie une combinaison de 3 factures au montant exact. Si aucune combinaison de cette taille n’existe, une autre proposition reste possible.

Si aucune suggestion automatique ne convient, ouvrez l’onglet Plusieurs documents : les factures impayées émises dans les six mois autour de la date du mouvement sont proposées en premier. Utilisez la recherche (référence, client, montant) pour retrouver une facture plus ancienne absente de la liste, cochez les factures concernées ; le total sélectionné doit correspondre au montant du mouvement avant de valider (un écart de quelques centimes lié aux arrondis peut être accepté avec un avertissement).

Remboursement fournisseur

Si vous recevez un virement après un avoir fournisseur enregistré dans Ouvrage, rapprochez l’entrée avec cet avoir (au lieu d’une facture client). Le montant et le fournisseur doivent correspondre.

Rapprocher une sortie

Même démarche : liez une dépense existante ou créez-en une depuis l’onglet Créer dépense.

Lors de la création, vous pouvez renseigner une désignation (en plus du fournisseur et de la catégorie) pour décrire précisément l’achat. Par défaut, le libellé bancaire est proposé.

Si vous liez une dépense déjà enregistrée, elle passe automatiquement au statut Payée, avec la date du mouvement bancaire (sauf si une date de paiement était déjà renseignée).

Paiement partiel d’une dépense

Un même débit bancaire peut ne couvrir qu’une partie du montant d’une dépense (ou l’inverse : plusieurs débits pour une même facture fournisseur). Après un premier rapprochement partiel, la dépense reste proposée dans les suggestions et la recherche tant qu’un solde est à payer. Le prochain mouvement pourra compléter le rapprochement.

Dépense déjà payée (ticket de caisse, e-facture…)

Vous avez parfois enregistré le paiement avant que le débit apparaisse sur le relevé (espèces, carte en magasin, délai bancaire). La dépense est alors Payée dans Ouvrage mais non rapprochée.

Lorsque le mouvement arrive, ouvrez Rapprocher : Ouvrage peut proposer la dépense avec Rapprocher le paiement. Valider lie le mouvement au paiement existant, sans créer une seconde dépense.

Ce cas est fréquent après conversion d’une e-facture fournisseur : créez la dépense, marquez-la payée si besoin, puis rapprochez le débit bancaire quand il est visible.

Plusieurs dépenses pour un même débit (chèques)

Une remise de chèques peut couvrir plusieurs dépenses dont le total correspond au mouvement. Ouvrage peut proposer un groupe de dépenses dans les suggestions, uniquement pour ce type d’opération.

L’onglet Plusieurs documents est toujours disponible pour les débits : vous pouvez sélectionner manuellement les dépenses à rapprocher lorsque la somme correspond au mouvement (un écart de quelques centimes lié aux arrondis peut être accepté avec un avertissement).

Suggestions

Ouvrage peut proposer des correspondances (montant identique, montant proche, même client ou fournisseur). Vérifiez toujours avant de valider.

Paiement de TVA à l’administration

Un prélèvement DGFiP, impôts ou TVA n’est pas un achat fournisseur : ne le rapprochez pas avec une dépense.

Dans la fenêtre Rapprocher, section Ce n’est pas un achat :

1. Vérifiez la période concernée (facultatif — par défaut le mois précédant la date du mouvement).
2. Cliquez sur Enregistrer comme paiement de TVA.

Ouvrage peut aussi proposer ce rapprochement automatiquement lorsque le libellé bancaire le suggère.

Le mouvement est marqué comme rapproché sans créer de dépense. Il apparaît dans l’export comptable (journal de banque) comme paiement de TVA à décaisser.

Ouvrage n’effectue pas votre déclaration de TVA : il enregistre uniquement le paiement bancaire pour votre suivi et votre expert-comptable.

Marquer comme rapproché sans dépense ni facture

Certains mouvements ne doivent pas créer d’écriture dans Ouvrage, par exemple :

• un virement entre deux de vos comptes (compte courant → livret, autre banque…) ;
• une sortie déjà traitée ailleurs ;
• un mouvement que vous ne souhaitez pas suivre en dépense ou en facture.

Dans la fenêtre Rapprocher, utilisez Marquer comme rapproché. Le mouvement disparaît de la liste « à rapprocher » sans créer de dépense, de facture ni de paiement. Vous pouvez ajouter une note (ex. « Virement vers livret A »).

Si une partie du mouvement a déjà été rapprochée (par exemple une facture pour un acompte), vous pouvez clôturer le solde restant de la même façon, sans lier une autre facture.

Cela ne génère pas d’écriture dans l’export comptable pour la partie marquée manuellement.

Annuler un rapprochement

Si vous vous êtes trompé, annulez le rapprochement depuis la liste des mouvements avant de le refaire correctement. Pour un mouvement lié à plusieurs factures ou dépenses, l’annulation retire tous les paiements associés.