Export comptable

L’export FEC transmet à votre comptable les écritures issues de votre activité sur Ouvrage : factures clients, avoirs, dépenses fournisseurs et, le cas échéant, mouvements bancaires rapprochés.

Avant d’exporter

Identité légale : raison sociale et SIRET à 14 chiffres (Paramètres → Facturation → Identité légale).
Catégories comptables : au moins une catégorie vente (classe 7) et une achat (classe 6) — Paramètres → Facturation → Comptabilité → Catégories.
TVA : régime et taux par défaut (Paramètres → Facturation → TVA).
Export FEC : comptes de vente, codes journaux et format du fichier — Paramètres → Facturation → Comptabilité → Export FEC. C’est là que vous recopiez les numéros envoyés par votre comptable.
Auxiliaires (si besoin) : sous-comptes 411 par client et 401 par fournisseur — Paramètres → Facturation → Comptabilité → Auxiliaires.

L’aperçu sur Comptabilité → Export FEC signale les éléments manquants avant le téléchargement et affiche des points de vigilance (comptes auxiliaires non renseignés, etc.).

Recopier le plan de votre comptable

Dans Export FEC, le tableau Comptes de vente comporte une ligne Par défaut et une ligne par taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %), avec quatre colonnes :

Colonne	Rôle	Exemple
Client (411)	compte client pour le TTC de la facture	`411200`
Acompte (419)	compte utilisé à la place du client pour une facture d’acompte	`419200`
Vente (70x)	compte de produit pour le HT	`704200`
TVA collectée (4457)	compte de TVA pour ce taux	`445720`

Laissez une case vide pour reprendre la valeur Par défaut (ou, pour la vente, la catégorie comptable de l’article).
Si votre comptable vous envoie « pour 10 % : 411200 / 704200 / 445720 ; pour 20 % : 411300 / 704300 / 445730 », remplissez simplement les deux lignes correspondantes. Une facture qui mélange deux taux produit alors une ligne client par taux.
Les comptes se tapent sans espace ; un numéro court est complété à six chiffres (4112 devient 411200).

Comment les comptes sont ventilés

Factures (ventes)

Pour chaque facture émise, Ouvrage génère :

un débit client (411, ou le compte du taux si vous l’avez renseigné) pour le TTC, avec le compte auxiliaire du client (CompAuxNum) ;
un ou plusieurs crédits produits (classe 7), ligne par ligne :
- si la ligne provient d’un article du catalogue avec un compte de vente renseigné, ce compte est utilisé ;
- sinon, si la ligne a déjà un compte (import Interfast), ce compte est conservé ;
- sinon, le compte de vente du taux de TVA de la ligne, s’il est renseigné dans Export FEC ;
- sinon, la première catégorie comptable de vente de votre organisation ;
les écritures de TVA collectée (une par taux, sur le compte du taux ou le compte par défaut) et de remise le cas échéant.

Conseil : associez un compte de vente à vos articles (Catalogue → fiche produit → « Compte de vente (FEC) »). Les sous-comptes clients et fournisseurs se gèrent en masse dans Comptabilité → Auxiliaires (ou sur chaque fiche client / fournisseur).

Acomptes et solde

Une facture d’acompte est exportée sur le compte Acompte (419) du taux, à la place du compte client, avec le HT et la TVA correspondants. Si aucun compte d’acompte n’est renseigné, le compte client habituel est utilisé.
L’encaissement de cet acompte (rapprochement bancaire) crédite ce même compte 419 : il se solde donc automatiquement.
La facture de solde n’est exportée que pour le montant restant dû (acomptes déjà facturés déduits), même si elle reprend toutes les lignes du devis sur le PDF. Le chiffre d’affaires n’est ainsi jamais compté deux fois.

Avoirs

Les avoirs émis (statut autre que brouillon) sont exportés dans le journal des ventes avec des écritures inversées par rapport à la facture d’origine :

crédit client (411) pour le TTC ;
débit produits (classe 7) et débit TVA collectée selon les lignes de l’avoir.

La ventilation par compte de produit suit les mêmes règles que pour les factures.

Dépenses (achats)

Chaque dépense enregistrée produit :

un débit charge (classe 6) selon la catégorie de dépense, rattachée à une catégorie comptable d’achat ;
la TVA déductible (ventilée par taux si la dépense comporte plusieurs taux) si vous êtes assujetti ;
un crédit fournisseur (401) pour le TTC, avec compte auxiliaire fournisseur si le fournisseur est identifié.

Avoirs fournisseurs

Les avoirs fournisseurs enregistrés sont exportés dans le journal des achats avec des écritures inversées par rapport à une dépense :

crédit charge (classe 6) ;
crédit TVA déductible ;
débit fournisseur (401) pour le TTC.

Les catégories de dépense (carburant, matériaux…) se règlent dans Réglages → Comptabilité → Catégories de dépense.

Choisir la période

Sur Comptabilité, ouvrez Exports comptables, puis sélectionnez l’année, un trimestre ou un mois, et le périmètre (ventes, achats, banque ou complet). L’aperçu indique le nombre de documents et si les écritures sont équilibrées.

Télécharger

Le fichier .txt respecte la norme FEC : 18 colonnes séparées par |, montants avec virgule, une ligne par écriture. Transmettez-le à votre cabinet par e-mail ou via son portail habituel.

Caractères illisibles chez le comptable ?

Par défaut, le fichier utilise l’encodage Standard (ISO-8859-15), celui que lisent tous les logiciels de cabinet (Sage, Cegid, Quadra, EBP…) et l’outil de contrôle de l’administration. Les caractères typographiques (tirets longs, guillemets « ») sont remplacés par leur équivalent simple pour éviter toute mauvaise surprise.

Si votre comptable vous demande explicitement de l’UTF-8, changez l’option Encodage des caractères dans Paramètres → Facturation → Comptabilité → Export FEC, section Format du fichier.

Exports CSV (ventes et dépenses)

Sur Comptabilité, ouvrez Exports comptables (lien rapide en haut de page), section Exports comptables :

Ventes CSV : liste des factures et avoirs émis sur la période (référence, client, montants, statut).
Dépenses CSV : liste des dépenses et avoirs fournisseurs enregistrés sur la période (fournisseur, catégorie, compte de charge ; montants négatifs pour les avoirs).

Ces exports ne remplacent pas le FEC pour un cabinet, mais facilitent vos propres tableurs ou la préparation de déclarations.

Dossier pièces (ZIP)

Sur la page Exports comptables, section Dossier pièces :

Choisissez l’année, puis le mois ou le trimestre dans les filtres de la page (le sélecteur « Mois » doit correspondre à la période souhaitée, par ex. septembre).
Vérifiez que l’aperçu affiche la bonne période (ex. « septembre 2026 ») avant de lancer le téléchargement.
Sélectionnez le périmètre : ventes (PDF des factures et avoirs émis), achats (justificatifs des dépenses et avoirs fournisseurs), ou les deux.
L’aperçu indique combien de pièces sont disponibles et combien manquent encore.
Cliquez sur Télécharger le dossier (.zip) : la préparation peut prendre quelques instants, puis le fichier se télécharge automatiquement.

Le ZIP contient :

un dossier ventes/ avec les PDF figés à l’émission (aucune régénération) ;
un dossier achats/ avec les justificatifs joints ;
index.csv : liste des pièces incluses ;
manquants.csv : factures sans PDF ou dépenses sans justificatif, le cas échéant ;
LISEZMOI.txt : rappel de la période et du contenu.

L’archive n’est pas conservée sur les serveurs Ouvrage après téléchargement.

Déclaration URSSAF (auto-entrepreneur)

La section Déclaration URSSAF (trésorerie) sur Comptabilité affiche, par mois ou trimestre :

les encaissements TTC (paiements clients enregistrés sur vos factures) ;
les dépenses payées TTC (dépenses marquées « payées » avec une date de paiement).

Utilisez ces totaux pour votre déclaration de chiffre d’affaires (régime micro-entrepreneur). Pensez à enregistrer la date de paiement sur chaque facture encaissée et chaque dépense réglée.

Points de vigilance

Les factures et avoirs brouillon ne sont pas exportés.
En franchise en base, les écritures de TVA sont omises.
Sans compte auxiliaire renseigné, Ouvrage utilise d’abord la référence CRM Interfast importée (c0097, etc.), puis un numéro automatique (CLI… / FOU…) si aucune référence n’est disponible.
Lors d’un import Interfast, le compte auxiliaire client ou fournisseur est dérivé de la référence CRM ; le compte de charge par défaut fournisseur (602, 604…) est enregistré séparément et ne remplace pas l’auxiliaire 401.
Le rapprochement bancaire en export « complet » peut faire apparaître la même opération deux fois (achat puis paiement) : c’est normal pour la comptabilité d’engagement + trésorerie.

Fréquence

La plupart des artisans exportent chaque mois ou à la clôture de l’exercice. Votre comptable vous indiquera sa préférence.